Mulai menggunakan diRekap Cafe
diRekap Cafe menghubungkan pesanan pelanggan, kasir, dan dapur dalam satu alur. Setiap transaksi dibuat dengan tujuan meja atau Take Away agar status pesanan mudah ditelusuri.
Akses melalui cafe.direkap.id. Masuk menggunakan username dan password staf. Admin sebaiknya membuat akun terpisah untuk kasir dan produksi agar aktivitas tercatat sesuai penanggung jawabnya.
Langkah login
- Buka aplikasi diRekap Cafe melalui web atau Android.
- Masukkan username dan password.
- Kasir/Admin masuk ke area kasir, sedangkan staf Produksi masuk ke area produksi.
- Periksa status internet, printer, dan menu sebelum layanan dimulai.
Peran dan hak akses
Menu yang tersedia mengikuti tugas pengguna.
| Peran | Tanggung jawab utama |
|---|---|
| Admin | Mengelola staf, meja, tempat produksi, kategori, menu, varian, pengaturan aplikasi, dan laporan. |
| Kasir | Membuat pesanan Board, menerima pembayaran, melihat transaksi aktif, dan mencetak struk. |
| Produksi | Melihat antrean pada dapur yang ditugaskan, lalu memperbarui status pesanan. |
Jangan gunakan satu akun bersama. Riwayat pesanan dan aktivitas staf lebih mudah diaudit jika setiap petugas memakai akun sendiri.
Board dan pengelolaan meja
Board digunakan kasir untuk membuat pesanan langsung tanpa pelanggan memindai QR. Pilih tujuan pesanan terlebih dahulu, kemudian pilih menu.
Pilih Take Away atau MejaPilih MenuPeriksa KeranjangBuat PesananAntrean Produksi
- Pilih Take Away atau meja yang sesuai.
- Tambahkan menu, catatan, varian, dan topping bila tersedia.
- Periksa jumlah item serta total pada keranjang.
- Pilih Buat Pesanan untuk pembayaran tunai/bayar nanti, atau QRIS bila pelanggan membayar langsung.
- Pesanan diteruskan ke tempat produksi terkait.
Pada mobile, keranjang dapat dibuka dari bar di bagian bawah layar. Pastikan tujuan meja atau Take Away sudah benar sebelum pesanan dikirim.
Pesanan pelanggan melalui QR meja
Setiap meja dapat memiliki QR yang membuka katalog khusus meja tersebut. Pelanggan memilih menu sendiri, sedangkan pesanan menunggu validasi kasir sesuai alur cafe.
QR mejaGunakan QR yang dicetak dari pengaturan meja agar pesanan terhubung ke meja yang tepat.
Status menuMenu atau pilihan varian yang dinonaktifkan tidak dapat dipesan pelanggan.
Catatan pesananKasir dan produksi dapat melihat catatan pelanggan untuk setiap item.
Meja aktifPesanan berikutnya pada meja yang sama dapat bergabung pada sesi meja aktif.
Kasir dan pembayaran
Area Kasir digunakan untuk memvalidasi pesanan pelanggan, memantau meja aktif, menyelesaikan pembayaran, serta mencetak struk.
- Buka pesanan yang menunggu pada antrean kasir.
- Periksa meja, menu, jumlah, varian, topping, dan catatan.
- Validasi pesanan agar masuk ke antrean produksi bila diperlukan.
- Saat pelanggan selesai, pilih metode pembayaran yang sesuai.
- Selesaikan tagihan dan cetak struk.
QRIS pada Board hanya digunakan setelah cafe mengunggah gambar QRIS pada pengaturan aplikasi. Verifikasi pembayaran sesuai SOP sebelum mengonfirmasi pesanan.
Dapur dan produksi
Antrean Produksi memisahkan pekerjaan berdasarkan tempat produksi, misalnya Dapur Utama, Bar, atau Grill.
QueuedCookingReadyServed
- Staf Produksi hanya melihat tempat produksi yang ditugaskan kepadanya.
- Gunakan perubahan status untuk memberi informasi terbaru kepada kasir dan pelanggan.
- Periksa varian, topping, dan catatan sebelum mulai membuat pesanan.
- Pesanan pada meja yang sama dapat memiliki item dari beberapa tempat produksi.
Pengaturan cafe
Admin mengelola identitas tenant, meja, staf, lokasi produksi, pajak, layanan, QRIS, suara pesanan, dan printer.
MejaTambah atau ubah nomor meja serta cetak QR untuk setiap meja yang dipakai pelanggan.
Staf & dapurTetapkan staf Produksi pada dapur yang sesuai. Kasir dapat diberi akses produksi bila dibutuhkan.
Pajak & layananNilai biaya tambahan dihitung pada pesanan yang dibuat setelah pengaturan disimpan.
Suara pesananAtur bunyi notifikasi untuk Kasir dan Produksi agar sesuai kondisi operasional.
Laporan dan penutupan operasional
Laporan membantu pemilik membaca transaksi dan aktivitas cafe dalam periode tertentu.
- Gunakan laporan harian untuk mengecek nilai transaksi, metode pembayaran, dan aktivitas pada hari berjalan.
- Bandingkan total kas fisik dengan transaksi tunai sebelum tutup operasional.
- Periksa QRIS, pajak, dan layanan secara terpisah bila cafe menerapkannya.
- Gunakan laporan sebagai dasar evaluasi menu, jam ramai, dan kebutuhan staf.
Laporan adalah catatan sistem. Tetap jalankan pengecekan kas, stok bahan, dan pesanan terbuka sesuai SOP cafe.
Cetak struk thermal
Komputer kasir
- Pastikan Print Server dan printer thermal sudah berjalan.
- Pilih printer yang benar dan lakukan test print sebelum jam operasional.
- Selesaikan transaksi dari Kasir; struk dikirim sesuai konfigurasi printer.
Android
- Pair printer Bluetooth thermal dari pengaturan Bluetooth perangkat.
- Masuk ke aplikasi Cafe dan tekan ikon printer di pojok kanan atas header internal.
- Pilih printer, simpan, lalu lakukan tes cetak.
Tips operasional cafe
- Uji koneksi, QR meja, printer, dan suara pesanan sebelum buka layanan.
- Pastikan kasir selalu memilih tujuan meja atau Take Away yang benar.
- Jangan mematikan menu yang masih tersedia hanya untuk mengubah harga; perbarui data menu secara teratur.
- Gunakan status produksi secara disiplin agar kasir mengetahui pesanan yang siap diantar.
- Periksa pesanan aktif sebelum tutup agar tidak ada meja yang belum diselesaikan pembayarannya.